Schrijven algemeen
Er zijn diverse vormen van schriftelijke communicatie zoals de brief, fax,
e-mail en memo.
de zakelijke brief
+ makkelijk te lezen
+ bewijsmateriaal voor een bestelling of andere zaken.
LET OP
! als je namens een bedrijf schrijft gebruik je "we" niet I
! geen afkortingen gebruiken
! geen woorden samentrekken zoals je in de spreektaal doet. Dus geen I'm maar
I am en geen can't maar cannot etc.
de fax.
+ Snel
LET OP:
! informeler dan een brief en daarin mag je wel afkortingen gebruiken en samentrekkingen.
e-mail.
+ snel
+ goedkoop
- geen bewijs
LET OP:
Erg informeel
hulpmiddelen.
Gebruik vooral ook de standaardzinnen,. Je hoeft niet opnieuw het wiel uit
te vinden door moeilijke zinnen te bedenken en die zinnen zijn algemeen geaccepteerd
zodat iedereen ook weet wat er bedoeld wordt.
Er zijn voor tekstverwerkers ook zogenaamde templates of sjablonen. Dit zijn
voorgebakken briefmodellen die al een vaste indeling hebben. Als je bij Word
kijkt onder Bestand -> Nieuw dan krijg je er al een aantal te zien. Bij
Microsoft op de website kun je er nog wel meer vinden met betrekking tot allerlei
soorten brieven of documenten.
A. Briefconventies
B. Standaardzinnen
A. Briefconventies
|
Opmerking |
Engels |
Amerikaans daar
waar het afwijkt: |
|
Adres afzender/Briefhoofd Zoveel mogelijk gegevens vermelden. Behalve bij ernstige klacht (bewijs) |
Naam (met logo) Adres zoals in land gebruikelijk Telefoon Fax Web-site BTW-nr Bank/gironummers |
|
|
Kenmerk |
Our
ref: your ref: |
|
|
Adressering Postcode altijd op laatste regel van adres. Alleen bij UK adres Als land is United Kingdom altijd correct. |
Naam bedrijf (1 of 2 of 3) (attn of C/o) Ontvanger (2 of 1 of 3) Afdeling of functie (3 of 2 of 1) Naam gebouw Huisnummer, straat Plaatsnaam (Graafschap) Land Postcode |
Naam bedrijf (1 of 2 of 3) (attn of C/o) Ontvanger (2 of 1 of 3) Afdeling of functie (3 of 2 of 1) Naam gebouw Huisnummer, straat Plaatsnaam staat postcode land |
|
Datum Nooit plaatsnaam vermelden. Maand met een hoofdletter beginnen en voluit schrijven. |
Dag maand jaar |
Maand dag jaar |
|
Onderwerp onderstreept of in italics |
Subject: of
Re: of _________ |
|
|
Aanhef1 Als je niet weet aan wie je schrijft: |
Dear Sir/
Madam, |
|
|
Aanhef2 Als je weet aan wie je schrijft: Als persoon zelf aangeeft: Bij dames is Ms altijd correct |
Dear Mr
naam, of Dear Ms naam, Dear Miss
naam of Dear Mrs naam |
|
|
Brieftekst |
Begin Midden Slot(zin) |
|
|
Afluiting1 Als je niet weet aan wie je schrijft: Indien meer dan typiste: |
Yours faithfully, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling |
Yours truly, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling |
|
Afsluiting2 Als je weet aan wie je schrijft: Indien meer dan typiste: |
Yours sincerely, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling |
Yours truly, (BEDRIJFSNAAM) Ondertekening Naam afzender Functie/afdeling |
|
Bijlagen Vaak gebruik je in de brief voor de kantlijn een verwijzingsteken om aan te geven dat er een bijlage bij is bijv: # of ./. |
Encl. (specificeren) (bij voorkeur) Encl.: 1 Encls: 3 |
|